6.2데이터 민감도와 개인정보 다루기

모든 자료를 같은 기준으로 다루면 지나치게 조심하거나 지나치게 느슨해집니다. 등급을 나눠 두면 매번 고민하지 않아도 됩니다.

등급	어떤 자료인가	다루는 방식
공개	이미 공개된 자료, 홈페이지 내용	자유롭게
내부	사내 문서, 회의록, 업무 자료	조직 규칙 범위에서
기밀	미공개 실적, 계약 조건, 전략	확인 후 필요한 부분만
개인정보	이름·연락처·주민번호·건강 정보	지우거나 대체하고 붙인다

경계에 있는 자료가 판단하기 어렵습니다. 예를 들어 고객 문의 내용은 내부 자료이면서 개인정보를 포함하는 경우가 많습니다. 이럴 때는 더 엄격한 쪽을 따릅니다.

그리고 등급은 자료 자체가 아니라 조합으로도 올라갑니다. 이름만 있으면 별것 아니지만, 이름과 병원 방문 기록이 함께 있으면 민감도가 크게 올라갑니다. 여러 자료를 함께 붙일 때는 조합된 결과를 봐야 합니다.

개인정보가 든 자료를 다뤄야 할 때, 대개 그 정보 없이도 일이 됩니다.

고객 문의에 대한 답변 초안을 만든다고 합시다. 필요한 것은 문의 내용이지 고객 이름이 아닙니다. 주문번호도 대개 필요 없습니다.

처리 방법은 세 가지입니다.

• 지우기 — 없어도 되는 것은 뺍니다
• 대체하기 — "고객 A", "○○사"처럼 기호로 바꿉니다
• 범위 줄이기 — 전체 기록 대신 해당 문의만 붙입니다

두 번째가 유용한 이유는 관계가 유지되기 때문입니다. 여러 사람이 등장하는 회의록에서 이름을 전부 지우면 누가 무엇을 말했는지 알 수 없게 됩니다. "참석자 A", "참석자 B"로 바꾸면 관계는 남고 신원은 빠집니다.

처리는 붙이기 전에 해야 합니다. 붙인 뒤에 지우는 것은 의미가 없습니다.

그리고 처리하는 과정 자체가 번거로우면 지켜지지 않으므로, 자주 쓰는 자료라면 처리된 형태로 준비해 두는 편이 좋습니다.

데이터가 어떻게 취급되는지는 조직이 쓰는 요금제와 설정에 따라 다릅니다. 개인이 추측으로 판단할 사안이 아닙니다.

확인해야 할 것은 이런 것들입니다.

• 우리 조직은 어떤 요금제를 쓰는가
• 입력한 내용이 어떻게 취급되는가
• 보관 기간에 대한 설정이 있는가
• 관리자가 정해 둔 제한이 있는가

이 질문들의 답은 조직마다 다르고 시간에 따라서도 바뀝니다. 그래서 동료의 말이나 예전 기억이 아니라 현재 설정을 확인해야 합니다.

확인하는 곳은 조직의 관리자나 정보보안 담당입니다. Anthropic의 신뢰 센터와 개인정보 안내에도 공개된 정보가 있으므로, 먼저 읽어 보고 조직에 확인할 항목을 좁히면 대화가 짧아집니다.

한 가지 원칙은 분명합니다. 확인되지 않은 상태에서 민감한 자료를 붙이지 않는 것입니다. 나중에 확인해서 괜찮았다고 해도, 붙인 시점에는 몰랐다는 사실이 남습니다.

입력만 조심하고 출력을 놓치는 경우가 있습니다. 붙인 자료에 개인정보가 없어도 결과물에 들어갈 수 있습니다.

• 요약 과정에서 특정 개인이 식별되는 서술이 만들어질 때
• 사례를 들면서 실제 고객의 상황이 그대로 재현될 때
• 내부 검토 내용이 대외 문서에 섞여 나갈 때

세 번째가 가장 흔합니다. 내부용으로 만든 자료를 고객용으로 다듬으면서 내부 판단이나 미확정 계획이 남는 경우입니다. 대외 문서는 내부 사정이 빠졌는지를 별도로 확인해야 합니다.

확인 방법은 간단합니다. 대외로 나가기 전에 "이 문서에 우리 내부에서만 알아야 할 내용이 있는가" 를 한 번 묻는 것입니다. 이 질문을 검토 목록에 고정으로 넣어 두면 놓칠 확률이 크게 줄어듭니다.