6.1적합한 활용과 그렇지 않은 활용 가리기

"쓸 수 있는가"와 "써도 되는가"는 다른 질문입니다. 후자를 가르는 기준은 세 가지입니다.

결정의 책임이 누구에게 있는가. 사람에 대한 평가, 대외 약속, 예외 승인처럼 조직이 책임지는 결정은 사람이 내려야 합니다. 자료를 정리하고 선택지를 비교하는 데까지가 도움받을 수 있는 범위입니다.

틀렸을 때 누가 다치는가. 내가 손해 보는 것과 고객이나 동료가 손해 보는 것은 다릅니다. 남에게 영향이 가는 판단일수록 사람의 확인이 앞에 있어야 합니다.

그 정보를 다뤄도 되는가. 접근 권한이 있는 자료인지, 조직 밖으로 나가도 되는 자료인지의 문제입니다.

세 기준 중 하나라도 걸리면 그대로 진행하기 어렵습니다. 다만 전부 안 된다는 뜻은 아닙니다. 대개는 범위를 좁히면 가능해집니다. 인사 평가 자체는 안 되지만, 평가 항목의 문구를 다듬는 것은 됩니다.

실무에서 반복해 나타나는 부적합 유형이 있습니다.

유형	왜 부적합한가	좁히면 가능한 범위
사람 평가를 대신하기	책임이 조직에 있고 영향이 크다	평가 문구 다듬기, 기준 초안 정리
법적 판단 내리기	전문 자격이 필요한 영역	계약서에서 확인할 항목 목록 만들기
의료·건강 판단	사람의 안전에 직결	사내 안내문의 표현 다듬기
확인 없이 대외 발송	되돌릴 수 없다	초안 작성 후 사람 검토
출처 없이 사실 주장	근거가 확인되지 않는다	출처를 요구하고 대조

오른쪽 칸이 중요합니다. 부적합하다고 판단되면 아예 안 쓰는 것과 범위를 좁혀 쓰는 것 중에 고를 수 있습니다. 대개 후자가 현실적입니다.

한 가지 더. 누가 만들었는지 밝히지 않는 것도 부적합에 가깝습니다. 초안을 받아 사람이 다듬은 문서를 온전히 사람이 쓴 것처럼 제출해야 하는 상황이라면, 그 상황 자체를 조직에 확인해야 합니다. 조직마다 규칙이 다릅니다.

명백한 사례보다 애매한 사례가 많습니다. 판단이 필요할 때 던질 질문이 있습니다.

• 이 결과가 그대로 밖으로 나가는가, 아니면 사람을 거치는가
• 틀렸을 때 알아챌 방법이 있는가
• 이 자료를 내가 다뤄도 되는가
• 우리 조직에 이에 대한 규칙이 있는가

네 번째 질문을 먼저 확인하는 편이 좋습니다. 개인이 판단할 사안이 아닌 경우가 많기 때문입니다. 규칙이 있으면 그것을 따르면 되고, 없으면 그 사실 자체가 정보입니다.

두 번째 질문도 유용합니다. 틀렸을 때 알아챌 방법이 없다면 그 자체가 위험 신호입니다. 결과가 그럴듯해서 아무도 확인하지 않는 상황이 가장 나쁩니다.

애매할 때의 기본은 좁게 시작하는 것입니다. 전체를 맡기지 말고 한 단계만 맡겨 보고, 결과를 확인할 수 있는 상태에서 늘려 갑니다.

혼자 판단하지 말고 조직에 올려야 하는 경우가 있습니다.

• 고객 데이터나 개인정보가 관련될 때
• 새로운 커넥터나 외부 연결을 열어야 할 때
• 대외로 나가는 문서에 처음 적용할 때
• 다른 부서 소관 자료를 써야 할 때
• 규칙이 없는데 전례도 없을 때

마지막 항목이 중요합니다. 규칙이 없다는 것이 허용된다는 뜻은 아닙니다. 아직 아무도 그 상황을 겪지 않았을 뿐일 수 있습니다. 이럴 때 혼자 판단해 진행하면 나중에 문제가 되었을 때 개인이 책임을 지게 됩니다.

물을 때는 구체적으로 묻는 편이 답을 얻기 쉽습니다. "AI 써도 되나요"보다 "고객 문의 내용을 붙여 답변 초안을 만들려는데, 문의에 고객 이름과 주문번호가 들어 있습니다. 이름을 지우고 붙이면 되는지 확인 부탁드립니다"가 훨씬 빨리 답이 옵니다.