6.3조직의 AI 정책 따르기

조직에 AI 사용 정책이 있다면 다음을 확인합니다.

확인 항목	왜 중요한가
허용된 도구와 계정	개인 계정 사용이 금지된 경우가 많다
붙여도 되는 자료의 범위	등급별로 다르게 정해져 있을 수 있다
결과물 표시 의무	도움을 받았다는 사실을 밝혀야 하는지
검토가 필수인 구간	대외 발송 전 승인 절차 등
금지된 용도	인사·법무 등 특정 영역

세 번째 항목이 조직마다 크게 다릅니다. 밝혀야 하는 곳도 있고, 내부 문서는 상관없고 대외 문서만 밝히는 곳도 있으며, 아무 규정이 없는 곳도 있습니다. 모르면 밝히는 쪽이 안전합니다.

정책을 읽을 때는 금지 목록만 보지 말고 허용 범위도 봐야 합니다. 금지되지 않았다고 전부 허용된 것은 아니고, 반대로 명시적으로 허용된 것을 몰라서 안 쓰는 경우도 많습니다.

정책이 길면 내 업무에 해당하는 부분만 추려 두는 편이 실용적입니다. 전체를 매번 읽을 수는 없습니다.

정책이 아직 없는 조직도 많습니다. 이때 개인이 취할 수 있는 태도는 세 가지입니다.

보수적으로 시작한다. 되돌릴 수 있는 내부 업무부터, 민감하지 않은 자료로 시작합니다.

기록을 남긴다. 무엇에 어떻게 썼는지 남겨 두면 나중에 정책이 생겼을 때 대조할 수 있습니다.

물어본다. 애매한 사안은 상급자나 담당 부서에 확인합니다. 답이 없더라도 물었다는 사실이 남습니다.

세 번째를 미루는 경우가 많습니다. 물으면 "하지 마라"는 답이 올까 봐 안 묻는 것입니다. 하지만 물어보지 않고 하다가 문제가 되는 편이 훨씬 나쁩니다.

모호할 때 유용한 기준이 하나 있습니다. 이 사실이 알려져도 괜찮은가. 상급자가 알면 곤란한 방식으로 쓰고 있다면 그것은 이미 답이 나온 것입니다.

조직 정책이 있어도 팀 단위의 실무 기준은 따로 필요합니다. 정책은 대개 원칙만 말하고 구체적인 판단은 남겨 두기 때문입니다.

팀에서 정해 두면 좋은 것들입니다.

• 어떤 자료를 붙이지 않을지 (구체적인 목록)
• 대외 문서의 검토 절차
• 결과물에 표시할지 여부와 표시 방식
• 새 활용을 시작할 때 누구에게 알릴지

첫 번째를 구체적으로 정해 두는 것이 특히 유용합니다. "민감한 자료"는 사람마다 해석이 다르지만, "고객 연락처가 든 파일", "미공개 실적" 같은 목록은 해석의 여지가 적습니다.

기준은 짧고 눈에 보이는 곳에 두어야 지켜집니다. 긴 문서보다 다섯 줄짜리 목록이 낫습니다.

그리고 예외가 반복되면 기준을 고칩니다. 지키기 어려운 기준을 그대로 두면 아무도 안 지키게 되고, 그러면 지켜야 할 다른 기준까지 함께 무너집니다.

무엇에 어떻게 썼는지 기록하는 것은 감시가 아니라 보호 장치입니다.

기록이 있으면 세 가지가 가능해집니다.

• 문제가 생겼을 때 어디서 비롯됐는지 추적
• 잘 된 사례를 다른 사람이 재사용
• 정책이 생기거나 바뀌었을 때 소급 확인

세 번째가 실질적입니다. 정책이 나중에 생기는 경우가 많은데, 기록이 없으면 그동안 무엇을 했는지 설명할 수 없습니다.

기록은 무거울 필요가 없습니다. 문서에 한 줄 남기는 정도면 충분합니다.

[작성 메모]
- 초안: Claude로 작성, 붙인 자료는 3월 제품 사양서(확정본)
- 사람 확인: 수치 전수 대조, 고객명 삭제 확인
- 검토: 김○○ 팀장, 3월 12일

이 세 줄이 나중에 "이 수치 어디서 나왔냐"는 질문에 바로 답하게 해 줍니다.