비개발 직군도 무언가를 만드는 과정에 참여합니다. 양식을 설계하거나, 안내 문서 체계를 만들거나, 업무 규칙을 정하는 일입니다. 이 수업에서는 만들기 전에 확인할 것과, 만든 뒤 고쳐 나가는 방법을 다룹니다.
만들기 전에 정할 것
무언가를 만들 때 가장 비싼 실수는 다 만든 뒤에 방향이 틀렸다는 것을 아는 것입니다. 이를 막으려면 만들기 전에 세 가지를 정합니다.
누가 쓰는가. 신청 양식을 만든다면 작성하는 사람과 처리하는 사람이 다릅니다. 둘의 요구가 충돌할 때 어느 쪽을 우선할지 미리 정해야 합니다.
무엇이 되면 완성인가. "쓰기 편한 양식"은 완성 판정이 불가능합니다. "처음 쓰는 사람이 5분 안에 도움 없이 작성할 수 있다"는 판정 가능합니다.
무엇을 포기하는가. 모든 경우를 담으려 하면 아무도 못 쓰는 것이 나옵니다. 예외 처리는 별도 경로로 빼는 편이 낫습니다.
세 번째가 특히 자주 빠집니다. 양식에 항목을 계속 더하다 보면 작성 시간이 늘고 결국 아무도 제대로 채우지 않습니다. 자주 있는 경우만 담고 드문 경우는 담당자 문의로 보내는 것이 대개 낫습니다.
초안을 여러 개 놓고 고르기
하나를 잘 만들려 하기보다 다른 접근 두세 개를 놓고 비교하는 편이 빠릅니다.
휴가 신청 양식을 만들려 한다.
접근이 다른 세 가지 안을 만들어 줘.
- 1안: 항목을 최소화한 간단한 형태
- 2안: 승인 절차에 필요한 정보를 앞에서 다 받는 형태
- 3안: 유형에 따라 묻는 항목이 달라지는 형태
각 안마다 작성자와 처리자 입장에서 무엇이 편하고
무엇이 불편한지 함께 적어 줘.
이렇게 하면 장단점이 드러난 상태에서 고를 수 있습니다. 하나만 받으면 그것의 단점이 보이지 않아 그대로 쓰게 됩니다.
고를 때는 앞서 정한 완성 기준을 씁니다. "처음 쓰는 사람이 5분 안에"가 기준이라면 1안이 유리할 것이고, 처리 정확도가 기준이라면 2안이 유리할 것입니다. 기준 없이 고르면 만든 사람 취향이 됩니다.
작게 시험하고 고치기
완성했다고 생각한 것을 전사에 배포하면 대개 문제가 생깁니다. 작게 시험하는 단계를 두는 편이 훨씬 쌉니다.
- 먼저 세 명에게 써 보게 한다
- 어디서 막혔는지, 무엇을 물어봤는지 기록한다
- 그 기록을 근거로 고친다
- 열 명으로 늘린다
2번에서 막힌 지점을 기록하는 것이 핵심입니다. "괜찮았어요"라는 피드백은 쓸모가 없습니다. 어느 항목에서 손이 멈췄는지, 무엇을 물어봤는지가 고칠 거리입니다.
고칠 때는 한 번에 하나씩 바꾸는 편이 낫습니다. 세 곳을 동시에 고치면 무엇이 효과가 있었는지 알 수 없습니다.
그리고 고치지 않기로 한 것도 기록해 둡니다. 나중에 같은 지적이 다시 나왔을 때 이미 검토했다는 사실과 그 이유를 알 수 있습니다.
만든 것을 넘길 때
만든 사람과 운영할 사람이 다르면 왜 그렇게 만들었는지가 함께 넘어가야 합니다. 그러지 않으면 운영하는 사람이 이유를 모른 채 지키게 되고, 상황이 바뀌었을 때 고쳐야 할지 판단할 수 없습니다.
넘길 때 함께 적을 것은 네 가지입니다.
| 항목 | 왜 필요한가 |
|---|---|
| 완성 기준 | 나중에 잘 돌아가는지 판단하는 근거 |
| 포기한 것과 그 이유 | 다시 넣자는 이야기가 나왔을 때 |
| 시험에서 나온 문제 | 같은 문제가 재발했는지 구분 |
| 고치지 않기로 한 것 | 검토했는지 여부 |
두 번째가 특히 유용합니다. "왜 이 항목이 없죠"라는 질문에 "일부러 뺐고 이유는 이것"이라고 답할 수 있으면 논의가 짧아집니다.
시험 함정
- 완성 기준 없이 만들기 시작하는 선택지 — 완성 판정이 불가능해집니다.
- 모든 경우를 담아야 한다는 선택지 — 예외까지 담으면 아무도 못 쓰는 것이 나옵니다.
- 초안을 하나만 받아 다듬으라는 선택지 — 단점이 보이지 않아 그대로 쓰게 됩니다.
- 완성 후 바로 전사에 배포하라는 선택지 — 작게 시험하는 단계가 훨씬 쌉니다.
- 여러 곳을 동시에 고치라는 선택지 — 무엇이 효과가 있었는지 알 수 없습니다.
- 넘길 때 결과물만 전달하면 된다는 선택지 — 이유를 모르면 나중에 판단할 수 없습니다.
실습 시나리오
실제 시험과 같은 형식의 시나리오 문제입니다.
새 경비 신청 양식을 만들어 세 명에게 시험해 보게 했습니다. 세 명 모두 "괜찮다"고 답했지만 실제로는 두 명이 중간에 담당자에게 문의했습니다. 무엇을 해야 합니까?
빌드 연습 · 세 가지 안 만들고 작게 시험하기
약 30분1.세 가지 정하기
누가 쓰는지·무엇이 완성인지·무엇을 포기할지를 적습니다.
기대 결과 · 세 항목이 채워지고 완성 기준이 판정 가능한 형태입니다.
2.접근이 다른 세 안
서로 다른 접근의 안을 세 개 만들고 각각의 장단점을 함께 받습니다.
기대 결과 · 세 안과 각각의 장단점이 정리되어 있습니다.
3.기준으로 고르기
앞서 정한 완성 기준으로 하나를 고르고 이유를 적습니다.
기대 결과 · 고른 안과 그 근거가 기준과 연결되어 있습니다.
4.세 명에게 시험
세 명에게 써 보게 하고 막힌 지점과 문의 내용을 기록합니다.
기대 결과 · "괜찮다" 같은 총평이 아니라 구체적 지점이 기록되어 있습니다.
5.한 번에 하나씩 고치기
기록을 근거로 한 번에 한 곳씩 고치고 결과를 확인합니다.
기대 결과 · 고친 것과 고치지 않기로 한 것이 이유와 함께 남아 있습니다.