5.4구성을 최신으로 유지하기

설정은 서로 다른 세 가지 방식으로 낡습니다. 알아채는 방법도 다릅니다.

자료가 낡는다. 가격표, 제품 사양, 규정이 바뀌었는데 넣어 둔 것은 그대로입니다. 결과에는 표시가 나지 않아 틀린 답이 확신 있게 나옵니다.

지침이 현실과 어긋난다. 업무 방식이 바뀌었는데 지침은 예전 방식을 요구합니다. 이 경우 사람이 결과를 매번 손으로 고치게 되는데, 지침이 원인이라는 것을 알아채기까지 시간이 걸립니다.

지침이 쌓여 무거워진다. 한 줄씩 늘어난 것이 스무 줄이 되면 서로 충돌하고 지켜지지 않습니다.

낡는 방식	알아채는 신호
자료	결과에 옛 정보가 나온다
지침과 현실의 어긋남	매번 같은 부분을 손으로 고친다
지침의 누적	지침에 적힌 것이 안 지켜진다

두 번째와 세 번째의 신호가 비슷해 보이지만 원인이 반대입니다. 어긋남은 지침이 틀린 것이고, 누적은 지침이 많은 것입니다. 고치는 방향도 반대이므로 구분해야 합니다.

점검을 이벤트로 만들면 안 하게 됩니다. 짧게 자주 하는 편이 낫습니다.

작업할 때마다 — 결과를 손으로 고쳤다면 그게 반복되는 것인지 잠깐 생각합니다. 반복이면 지침에 반영합니다.

월 단위 — 지식 목록을 훑어보고 낡은 것이 있는지 봅니다. 목록이 짧으면 5분이면 됩니다.

분기 단위 — 지침 전체를 읽고 지울 것을 찾습니다. 안 쓰이는 규칙, 이미 습관이 된 규칙, 재발하지 않은 문제 때문에 넣은 규칙이 대상입니다.

세 번째가 가장 미뤄지는데, 실제로는 가장 효과가 큽니다. 지침이 짧아지면 남은 규칙이 더 잘 지켜집니다.

점검 결과 아무것도 바꿀 것이 없어도 괜찮습니다. 확인했다는 사실 자체가 다음 사람에게 정보입니다. "3월에 확인함, 변경 없음"이라고 적어 두면 됩니다.

유지가 어려운 가장 큰 이유는 이유를 모른다는 것입니다. 지침에 적힌 규칙을 지워도 되는지, 자료를 바꿔도 되는지 판단하려면 왜 그렇게 했는지 알아야 합니다.

남길 것은 짧아도 됩니다.

[지침]
- 수치에는 출처를 함께 적는다
  (2월 보고서에 출처 없는 수치가 들어가 회수한 일이 있어 추가)
- 고객 실명 대신 "고객님"으로 지칭한다
  (개인정보 취급 규정에 따름, 법무팀 확인)

괄호 안의 한 줄이 나중에 판단을 가능하게 합니다. 첫 번째는 상황이 바뀌면 지울 수 있는 규칙이고, 두 번째는 함부로 지우면 안 되는 규칙입니다. 이유가 없으면 둘을 구분할 수 없습니다.

자료에도 같은 것이 필요합니다. 파일 이름 옆에 "2월 확정본, 재무팀 제공"처럼 적어 두면 갱신 여부를 판단할 수 있습니다.

"다 같이 관리한다"는 말은 아무도 관리하지 않는다는 뜻입니다. 유지에는 이름이 필요합니다.

정할 것은 세 가지입니다.

• 누가 점검하는가
• 언제 점검하는가
• 바꿀 때 누구에게 알리는가

세 번째가 자주 빠집니다. Projects는 여러 사람이 함께 쓰는 경우가 많은데, 한 사람이 지침을 바꾸면 다른 사람의 결과도 함께 바뀝니다. 모르고 있으면 갑자기 결과가 달라진 이유를 찾느라 시간을 씁니다.

바꿀 때는 무엇을 왜 바꿨는지 짧게 공유하는 것으로 충분합니다. 형식적인 절차를 만들 필요는 없고, 팀 채널에 한 줄이면 됩니다.

그리고 담당자가 바뀔 때 인수인계에 설정을 포함해야 합니다. 설정을 만든 사람이 떠나면 이유를 아는 사람이 없어지고, 그때부터 아무도 손대지 못하는 상태가 됩니다.