5.2지식과 커넥터 관리하기

자료를 넣는 방법은 두 가지이고 성격이 다릅니다.

업로드는 그 시점의 파일을 넣는 것입니다. 원본이 바뀌어도 넣어 둔 것은 그대로입니다.

커넥터는 Google Drive나 Gmail 같은 곳에 연결해 두는 것입니다. 원본이 바뀌면 반영됩니다.

	업로드	커넥터
원본이 바뀌면	그대로	반영됨
접근 범위	넣은 파일만	연결한 계정의 범위
낡을 위험	있다	적다
의도치 않은 노출 위험	적다	범위를 잘 정해야 한다

업로드의 주된 위험은 낡는 것이고, 커넥터의 주된 위험은 범위입니다. 둘은 다른 방식으로 관리해야 합니다.

업로드한 자료는 언제 넣은 것인지 기록해 두고 주기적으로 확인해야 합니다. 커넥터는 연결할 때 어디까지 접근되는지 확인하고, 필요 이상으로 넓게 열지 않아야 합니다.

커넥터는 편리한 만큼 범위를 넓게 잡기 쉽습니다. 연결 전에 확인할 것이 있습니다.

• 어느 계정으로 연결하는가 (개인 계정인가 업무 계정인가)
• 어디까지 접근되는가 (전체인가 특정 폴더인가)
• 그 범위에 민감한 자료가 있는가
• 조직이 허용한 연결인가

세 번째가 중요합니다. 업무 메일 계정에는 대개 인사 관련 내용, 계약 관련 내용, 다른 부서의 민감한 논의가 섞여 있습니다. 문서 작업을 편하게 하려고 연결했는데 그 범위에 이런 것들이 포함될 수 있습니다.

가능하면 필요한 범위만 여는 편이 안전합니다. 특정 폴더만 연결할 수 있다면 그렇게 하고, 전체를 열어야 한다면 그 사실을 알고 쓰는 것과 모르고 쓰는 것은 다릅니다.

네 번째 항목은 조직 규칙의 문제입니다. 개인이 판단할 사안이 아닌 경우가 많으므로, 조직에 정해진 것이 있는지 먼저 확인해야 합니다.

업로드한 자료는 시간이 지나면 낡습니다. 그런데 낡았다는 사실이 결과에 표시되지 않습니다. 작년 가격표를 근거로 한 답변도 확신 있게 나옵니다.

이를 관리하는 방법은 두 가지입니다.

넣을 때 시점을 기록한다. 파일 이름이나 별도 목록에 언제 넣은 것인지 남깁니다. 자료 안에 "기준일: ○○" 같은 표시가 있으면 더 좋습니다.

갱신 주기를 정해 둔다. 자료 성격에 따라 다릅니다.

자료 성격	확인 주기
가격·요금	변경 시 즉시
제품 사양	분기
사내 규정	개정 시
용어집·양식	반기

주기를 정해도 실제로 확인하지 않으면 소용이 없으므로, 누가 확인할지도 함께 정해야 합니다. 담당자가 없는 규칙은 지켜지지 않습니다.

그리고 자료를 갱신했을 때 옛 자료를 지우는 것을 잊기 쉽습니다. 새 가격표를 넣고 옛 것을 안 지우면 둘 다 근거로 쓰일 수 있습니다.

넣을 수 있다고 다 넣는 것은 좋지 않습니다. 넣지 않는 편이 나은 자료가 있습니다.

• 확정되지 않은 것 — 초안, 검토 중인 안, 논의 단계의 문서
• 민감한 개인정보 — 넣어야 할 업무상 이유가 분명하지 않다면
• 다른 부서 소관 자료 — 내가 판단할 권한이 없는 것
• 출처가 불분명한 자료 — 어디서 받았는지 모르는 문서

첫 번째가 가장 흔한 실수입니다. "참고는 되겠지" 하고 검토 중인 안을 넣으면, 그 내용이 확정된 것처럼 결과에 반영됩니다. 나중에 그 안이 폐기되어도 지식에는 남아 있습니다.

네 번째도 주의가 필요합니다. 어디서 왔는지 모르는 문서는 정확성도 확인할 수 없고, 넣어도 되는 자료인지도 알 수 없습니다.

판단이 애매하면 넣지 않는 쪽이 안전합니다. 필요하면 그때 개별 대화에 붙이면 되고, 그 경우 영향 범위가 그 대화로 한정됩니다.