1.2복잡한 요청 분해하기

다음 요청을 봅시다.

지난 분기 영업 데이터를 분석해서 부진한 지역을 찾고,
원인을 추정한 다음, 개선안을 만들어서
임원 보고용 자료로 정리해 줘.

한 문장에 네 가지 작업이 들어 있습니다. 분석, 원인 추정, 개선안 작성, 보고 자료 정리입니다. 이렇게 요청하면 대개 뒤로 갈수록 얕아집니다. 분석은 그럴듯한데 개선안은 일반론이 되는 식입니다.

이유는 뒤 단계가 앞 단계의 결과에 기대는데, 앞 단계를 사람이 확인하지 않은 채 그대로 이어지기 때문입니다. 부진 지역을 잘못 잡으면 그 뒤의 원인 추정과 개선안은 전부 헛돕니다. 그런데 한 번에 나온 결과에서는 어디서부터 틀어졌는지 짚기 어렵습니다.

무너지는 신호는 대체로 이렇게 나타납니다.

신호	무엇을 뜻하는가
앞부분은 구체적인데 뒤로 갈수록 일반론이 된다	단계가 너무 많이 이어져 있다
중간 결과가 결과물에 안 보인다	확인할 지점이 없어 검증이 불가능하다
고쳐 달라고 하면 엉뚱한 곳이 함께 바뀐다	작업들이 한 덩어리로 묶여 있다

세 번째 신호가 특히 성가십니다. 개선안만 고치고 싶은데 요청을 다시 던지면 분석 부분까지 달라져서, 앞서 확인해 둔 내용을 다시 검토해야 합니다.

분해에는 세 가지 방향이 있고, 상황에 따라 고릅니다.

단계로 자르기 — 앞 결과가 뒤 입력이 되는 경우입니다. 위의 영업 데이터 예가 여기에 해당합니다. 중요한 것은 각 단계 끝에 사람이 확인할 지점을 두는 것입니다.

1단계: 지역별 실적을 붙일 테니 기준 미달 지역만 골라 줘.
       (사람이 확인 → 목록이 맞는지)
2단계: 확정된 세 지역에 대해, 붙인 방문 기록에서
       공통으로 나타나는 패턴을 찾아 줘.
       (사람이 확인 → 자료에 실제로 있는 내용인지)
3단계: 확인된 패턴 두 가지에 대해 개선안을 만들어 줘.

대상으로 자르기 — 같은 작업을 여러 대상에 반복할 때입니다. 문서 20건을 한 번에 넣으면 뒤쪽 문서가 얕게 처리되는 경향이 있으므로, 나눠서 같은 요청을 반복하고 결과를 모으는 편이 낫습니다.

관점으로 자르기 — 하나의 대상을 여러 각도로 볼 때입니다. 계약서를 "비용 관점", "일정 관점", "해지 조건 관점"으로 각각 검토하면, 한 번에 볼 때보다 각 관점의 밀도가 올라갑니다.

어떤 축을 쓸지는 무엇을 확인하고 싶은지로 정합니다. 중간 판단이 틀리면 뒤가 다 헛도는 일이면 단계로, 빠뜨리는 것이 걱정이면 대상이나 관점으로 자릅니다.

분해의 진짜 값어치는 사람이 확인할 자리를 만드는 데 있습니다. 그런데 모든 단계마다 확인하면 원래 하려던 시간 절약이 사라집니다. 확인 지점은 다음 조건에 해당하는 곳에 둡니다.

• 여기서 틀리면 뒤가 전부 헛도는 곳
• 사람이 몇 초 만에 판단할 수 있는 곳
• 자료에 없는 것을 지어낼 여지가 큰 곳

세 조건을 모두 만족하는 대표적인 자리가 목록을 확정하는 단계입니다. "부진 지역 세 곳"이나 "검토 대상 조항 다섯 개"처럼 짧은 목록은 사람이 빠르게 훑을 수 있고, 여기가 틀리면 뒤가 전부 무의미해집니다.

반대로 확인 지점으로 부적절한 자리도 있습니다. 긴 산문 중간을 확인하라고 하면 사람이 전체를 다시 읽어야 하므로 시간이 절약되지 않습니다. 이런 곳은 마지막에 한 번 검토하는 편이 낫습니다.

분해가 항상 이득은 아닙니다. 다음과 같은 비용이 붙습니다.

비용	언제 두드러지는가
맥락 다시 붙이기	단계마다 앞 내용을 다시 설명해야 할 때
사람 시간	확인 지점이 많아 매번 멈춰야 할 때
흐름 끊김	원래 한 덩어리로 봐야 자연스러운 글을 나눠 쓸 때

세 번째가 특히 잘 드러나는 것이 글쓰기 작업입니다. 보고서를 문단 단위로 나눠 쓰면 각 문단은 괜찮은데 이어 붙였을 때 같은 말이 반복되거나 흐름이 끊깁니다. 이런 작업은 개요를 먼저 확정한 뒤 본문은 한 번에 쓰게 하는 편이 낫습니다.

기준을 하나로 정리하면 이렇습니다. 중간 결과를 사람이 판단해야 하면 나누고, 결과물의 일관성이 더 중요하면 묶습니다. 분석과 조사는 대개 나누는 쪽이, 초안 작성은 묶는 쪽이 유리합니다.