2.5대상 독자에 맞춰 다듬기

대상 독자가 바뀌면 문장만 바뀌는 것이 아닙니다. 네 가지가 함께 달라집니다.

요소	실무자 대상	임원 대상	고객 대상
결론 위치	근거를 따라가다 마지막	맨 앞	맨 앞
생략 가능한 것	배경 설명	방법론과 중간 과정	내부 사정 전부
남겨야 할 것	재현에 필요한 조건	판단에 필요한 선택지	고객이 할 일
불확실성 표현	그대로	범위로 정리	확정된 것만

세 번째 행이 자주 어긋납니다. 임원 보고에서 방법론을 빼는 것까지는 하는데, 선택지와 그 대가를 함께 정리하지 않으면 결정을 내릴 수 없는 자료가 됩니다. 요약은 짧게 만드는 일이 아니라 결정에 필요한 것만 남기는 일입니다.

네 번째 행도 중요합니다. 고객 대상 문서에 "약 3일 정도 소요될 것으로 보입니다"라고 쓰면 고객은 3일로 기억합니다. 불확실한 것은 확정하거나, 확정할 수 없으면 범위와 조건을 함께 적어야 합니다.

요청할 때 독자를 지정하는 것만으로는 부족한 경우가 많습니다. "이 독자가 이 문서를 읽고 무엇을 해야 하는가" 를 함께 적으면 훨씬 정확해집니다. 읽고 승인해야 하는지, 참고만 하는지, 직접 실행해야 하는지에 따라 구성이 달라집니다.

같은 내용을 두세 가지 버전으로 받아 비교하면 고르기 쉬워집니다. 다만 비교가 의미 있으려면 무엇이 달라야 하는지를 지정해야 합니다.

같은 내용으로 공지문 초안을 세 개 만들어 줘.
셋은 다음 축에서 서로 달라야 한다.
- 1안: 사실 전달 중심, 감정 표현 최소
- 2안: 사과와 재발 방지에 무게
- 3안: 고객이 지금 할 일 안내에 무게

세 안 모두 사실관계는 동일해야 한다.

마지막 줄이 없으면 세 안의 내용 자체가 달라져서 비교가 무의미해집니다. 축은 다르게, 사실은 같게가 원칙입니다.

비교할 때는 항목별로 봅니다. 전체 인상으로 고르면 특정 안의 좋은 부분과 다른 안의 좋은 부분을 놓칩니다. 실무에서는 여러 안의 좋은 부분을 합치는 경우가 많으므로, 각 안에서 살릴 부분을 표시해 두면 유용합니다.

버전이 셋을 넘으면 오히려 고르기 어려워집니다. 두세 개가 적당합니다.

표현을 다듬는 과정에서 내용이 조용히 바뀌는 일이 생깁니다. 특히 다음 경우입니다.

• 짧게 줄이다가 조건이 빠지는 경우: "수도권 기준 42%"가 "42%"가 되는 식
• 부드럽게 바꾸다가 단정이 되는 경우: "가능성이 있다"가 "예상된다"가 되는 식
• 쉽게 풀다가 범위가 넓어지는 경우: "일부 고객"이 "고객들"이 되는 식

세 경우 모두 표현만 바꾸라고 요청했는데 의미가 달라진 것입니다. 그래서 다듬기 요청에는 지켜야 할 것을 명시하는 편이 안전합니다.

아래 문단을 고객이 읽기 쉽게 다듬어 줘.
단, 다음은 그대로 유지해야 한다.
- 숫자와 그 숫자에 붙은 조건
- 확실한 것과 예상되는 것의 구분
- 대상 범위를 나타내는 표현("일부", "전체" 등)

다듬은 뒤에는 원문과 나란히 놓고 이 세 가지만 확인하면 됩니다. 전체를 다시 검토할 필요가 없어 시간이 절약됩니다.

하나의 조사 결과로 임원 보고서와 팀 공유 자료와 고객 안내문을 각각 만드는 일이 흔합니다. 이때 세 문서를 따로따로 요청하면 사실관계가 조금씩 어긋나는 문제가 생깁니다.

이를 막는 방법은 확정된 사실을 먼저 하나로 정리해 두는 것입니다.

1. 자료에서 확인된 사실만 목록으로 만든다
2. 그 목록을 사람이 검토해 확정한다
3. 확정된 목록을 재료로 각 독자용 문서를 만든다

3단계에서 각 문서는 목록의 부분집합을 쓰게 되고, 어느 문서에도 목록 밖의 내용이 들어가지 않습니다. 나중에 사실이 하나 바뀌면 목록만 고치고 세 문서를 다시 만들면 됩니다.

이 방식의 부수적인 이점은 문서 간 대조가 쉬워진다는 것입니다. 고객 안내문의 수치가 임원 보고서와 다르면 어느 쪽이 목록과 어긋났는지 바로 알 수 있습니다.